Cách sử dụng danh thiếp

Từ xa xưa, nhiều người có cương vị trong xã hội và các thương nhân đã sử dụng danh thiếp để thuận tiện cho việc giao dịch. Ngày nay, việc dùng danh thiếp đã trở nên phổ biến và được sử dụng rộng rãi. Tuy nhiên, cách sử dụng danh thiếp như thế nào cho đúng thể thức ngoại giao thì không phải ai cũng biết.

Không phải ai cũng biết cách sử dụng danh thiếp cho đúng thể thức ngoại giao

Về hình thức, danh thiếp nên trình bày đơn giản và thường chia làm hai loại: Loại chỉ ghi họ tên, nơi làm việc thì dùng trong trường hợp thăm hỏi, chúc mừng, chia buồn. Còn trong giao dịch công tác và kinh doanh, danh thiếp ghi họ tên, chức vụ, nơi làm việc, số điện thoại, email và website của công ty. Không nên in bí danh trong danh thiếp.Khi gửi danh thiếp cho ai, về việc gì, chúc mừng hay chia buồn, người ta thường viết tắt bằng bút chì ở góc trái bên dưới danh thiếp những chữ viết tắt sau:
Để tự giới thiệu mới nhậm chức: P.P (Pour Présenter). Trả lời bằng danh thiếp, không đề gì cả.
Để cảm ơn khi nhận được tặng phẩm, được chúc mừng: P.R (Pour Remercier).
Để chúc mừng dịp thăng chức, sinh con: P.F (Pour Féliciter). Trả lời bằng danh thiếp, đề P.R.
Để chúc mừng nhau dịp năm mới: P.F.N.A (Pour Féliciter Nouvel An). Trả lời bằng danh thiếp, đề P.R.
Để chúc mừng nhân dịp quốc khánh: P.F.F.N (Pour Féliciter Fête Nationale). Trả lời bằng danh thiếp đề P.R.
Để chia buồn: P.C (Pour Condoléance). Trả lời bằng danh thiếp đề P.R.
Để từ biệt: P.P.C (Pour Prendre Congé).
Để làm quen: P.F.C (Pour Faire Connaissance).
Danh thiếp nên đem theo người, lúc gặp khách có thể trao đổi. Danh thiếp đưa trực tiếp không cần ghi gì cả. Trường hợp đến tận nhà mà không gặp, muốn để lại danh thiếp thì nên gấp góc bên trái, phía trên tấm danh thiếp. Tuy nhiên, danh thiếp gửi qua bưu điện hoặc do người khác mang đến mà bẻ góc là không đúng thể thức ngoại giao.
Những điều cần chú ý khi sử dụng danh thiếp:
Không nên đưa danh thiếp có chức vụ cho những người không quen biết, nhất là danh thiếp của các vị lãnh đạo. Nếu cần dùng thì nên ghi một câu, chữ gì đó tránh để người khác có thể sử dụng danh thiếp một lần nữa.
Dùng danh thiếp cho đúng cương vị, chức vụ thấp thì không nên gửi danh thiếp (chúc mừng hay chia buồn) đến người có chức vụ cao. Nếu cần gửi thì phải viết thư, chứ không dùng danh thiếp cá nhân.
Danh thiếp của phu nhân bao giờ cũng nhỏ hơn danh thiếp của chồng và gửi chung với danh thiếp của chồng.
Không nên dùng những danh thiếp nhàu nát, bẩn. Phải cho vào loại phong bì dành riêng cho danh thiếp.

Nguồn: TG&VN

5 thay đổi cần thiết cho các nhà lãnh đạo

Tiến sĩ Barbara A.Trautlein - một nhà tư vấn dày dặn kinh nghiệm chuyên về huấn luyện các nhà lãnh đạo ở mọi cấp độ cho biết: Nắm bắt được xu hướng phát triển của thời đại là chìa khóa thành công cho bất kì doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, để có thể nắm bắt được những xu hướng mới, đòi hỏi các nhà lãnh đạo là những người sẵn sàng thay đổi bản thân.

 

Trautlein cho biết: “Đội ngũ lãnh đạo của mỗi doanh nghiệp là chìa khóa quan trọng cho sự thành công của doanh nghiệp". "Chiếc chìa khóa có thể dẫn tới thành công và sự thay đổi bền vững - Nếu đó là chiếc chìa khóa cho vào đúng ổ ”.
Bà cũng cho biết thêm: Các nhân viên ngày nay luôn cần được hướng dẫn, nhưng họ lại hay quá đề cao lợi ích cá nhân hơn là việc họ tham gia để trang bị kiến thức cho mình và làm những việc cần thiết giúp đổi mới cơ cấu tổ chức cho doanh nghiệp nơi họ làm việc.
Bà cũng đưa ra cho các nhà lãnh đạo kinh doanh vài lời khuyên làm thế nào thay đổi cách làm việc để trở thành nhà lãnh đạo tốt hơn và cải thiện thành công tại doanh nghiệp của họ:1. Thay đổi bằng cách chấp nhận sự phản kháng trong doanh nghiệp
Sự phản kháng trong một đội nhóm cũng giống như hệ miễn dịch của cơ thể, nó giúp bảo vệ cơ thể khỏi những tác hại bên ngoài. Một cơn đau là dấu hiệu cho thấy có điều gì đó bất thường, tương tự như vậy, người quản lý phải chú ý đến những dấu hiệu của sự phản kháng.
Điều này không nhằm mục đích loại trừ sự phản kháng ấy, mà là cho phép nó được thể hiện ra nhằm tìm hiểu sâu hơn và tôn trọng điều đó. Là một thủ lĩnh giỏi thì cần phải coi sự phản kháng là đồng minh chứ không phải kẻ thù.
2. Thay đổi thái độ làm việc
Thay vì việc bạn luôn cảm thấy như đang cạnh tranh với ai đó, thì bạn hãy hỏi lại chính bản thân rằng những việc làm như vậy có giúp cho mình phát triển và tốt hơn không? Nếu không, cách tốt hơn là thay đổi thái độ của bạn chẳng hạn như bạn có thể làm cùng với các đồng nghiệp để có thêm nhiều ý tưởng và tìm các giải pháp nhằm cùng nhau phát triển.
3. Thay đổi bằng cách đặt mình vào vị trí của người khác
Bạn chỉ có thể hiểu rõ nhất công việc của mình khi bạn là người trực tiếp làm công việc đó. Cũng như vậy, đặt mình vào vị trí của người nhân viên thì mới hiểu và đánh giá được áp lực của họ. Những nhà lãnh đạo hàng đầu nên thích nghi với những nhu cầu khác nhau của mỗi nhân viên.
4. Thay đổi phong cách làm việc
Thay vì việc thiết lập những quy tắc bắt nhân viên phải làm theo mình, những người thủ lĩnh khôn ngoan cần thiết lập những nguyên tắc cư xử sao cho nhân viên muốn làm theo chứ không phải họ bắt buộc phải làm thế.
Chẳng hạn như: bạn muốn nhân viên của bạn đến đúng giờ, thay vì việc bạn yêu cầu họ đến đúng giờ thì bạn hãy để cho nhân viên có quyền lựa chọn họ có nên đến đúng giờ hay không. Người lãnh đạo khéo léo nên đẩy quyền quyết định ấy sang cho nhân viên vì khi họ đưa ra quyết định thì họ sẽ phải chịu trách nhiệm với quyết định đó.
Đây cũng chính là cách làm khôn ngoan của người lãnh đạo trong doanh nghiệp. Tất nhiên, những câu hỏi được đặt ra cho nhân viên phải dựa trên những nguyên tắc căn bản mà người lãnh đạo muốn nhân viên thực hiện.
5. Thay đổi chiến lược
Thông thường, người hay có thái độ phản kháng lại chính là nhân viên - những người chưa hiểu rõ tầm quan trọng của việc thay đổi, hoặc họ không muốn hay không thể thay đổi... Vậy thì đừng đợi họ.
Những nhà lãnh đạo hiệu quả cần hiểu được người nhân viên đang nghĩ gì bằng cách giải thích cho họ “tại sao” phải làm như vậy, hay làm như vậy thì được “cái gì”. Điều đó giúp họ hiểu được tầm nhìn và sứ mệnh của mỗi mục tiêu.
Các nhà lãnh đạo cần vẽ ra một bức tranh rõ ràng, càng chi tiết càng tốt cho mục tiêu của nhân viên trong doanh nghiệp và giúp họ hoàn thành tốt mục tiêu đó.

Nguồn: BVPL

10 đức tính của một lãnh đạo tài ba

Tình trạng "sức khỏe" mỏng manh của nền kinh tế đã tạo nên sự lo lắng vô hạn nơi các doanh nghiệp. Nhu cầu về lãnh đạo giỏi đang dần tăng trong khi lượng cung lại quá ít.
Theo một nghiên cứu, trong vòng 4 năm trở lại đây, mức độ stress ở mọi nơi làm việc đang ở mức cao nhất. Với tình trạng này, hầu hết mọi người đều đi làm với cái đầu cúi gằm và giữ thái độ "im lặng là vàng" để có thể tồn tại. Tình trạng này không chỉ tồn tại ở cấp bậc nhân viên mà còn ở cả đội ngũ quản lý.

Susan Tardanico là CEO của Authentic Leadership Alliance, là người điều hành trong Center for Creative Leadership - một trong những công ty phát triển lãnh đạo độc lập lớn nhất thế giới. Bà đã từng có 23 năm ở vị trí điều hành trong các tập đoàn của Mỹ, trước đó là một phóng viên truyền hình ở Boston.Kinh nghiệm làm việc đưa đến cho Susan một niềm tin rằng, một người ở vị trí dẫn dắt những người khác rất cần có các đức tính trung thực, đáng tin cậy và can đảm. Susan Tardanico đã có nhiều bài viết, cuốn sách chia sẻ về kiến thức, kinh nghiệm cũng như đưa ra những tư vấn về kỹ năng quản trị bản thân và truyền thông. Bài viết này của bà là một trong số ấy.

Sẽ có những lúc chúng ta cần sự can đảm, tự tin trong công việc lãnh đạo. Những người có gan bước về phía trước, đón nhận rủi ro, và dẫn đầu công cuộc cải cách trong thời kỳ khủng hoảng sẽ trở thành người thắng cuộc.Nói thì dễ nhưng làm thì khó. Sẽ rất khó khăn để xây dựng một cuộc đối thoại, hỏi những câu hỏi mà không nhận được câu trả lời, hay quyết định làm một dự án mới. Tuy khó khăn lúc mới bắt đầu, nhưng theo thời gian, nếu giữ được thái độ can đảm này, bạn sẽ dần giành được sự tin tưởng và làm gương cho người khác.
Để đạt được điều đó, bạn cần xem xét 10 đức tính của một nhà lãnh đạo tài ba:
1. Đối mặt với tình hình thực tế
Hãy rũ bỏ thái độ nhìn mọi thứ qua lăng kính màu hồng, và tập trung vào những gì đang thực sự diễn ra trong doanh nghiệp, công ty bạn. Nói như vậy không có nghĩa là phải nhìn mọi thứ theo một cách tiêu cực, mà chỉ là không nên đánh giá mọi thứ là "OK" khi thực ra nó không phải vậy. Chỉ có cách đối diện thực tế bạn mới có thể dẫn dắt nó đi theo hướng tốt đẹp hơn.
2. Tìm kiếm và lắng nghe các phản hồi
Luôn có các "điểm mù" là những cản trở để bạn thấy được bối cảnh toàn diện của một vấn đề. Nhưng nếu chịu khó lắng nghe và chắt lọc ra những phản hồi cần thiết, những phản hồi này sẽ là một lợi thế của bạn.
3. Nói những gì cần phải nói
Các cuộc bàn bạc sẽ trở nên ngượng ngùng và khó chịu với sự tham gia của các ý kiến bất đồng. Tuy vậy, nếu thật sự nghiêm túc và mọi người muốn cùng hợp tác để giải quyết vấn đề, những bất đồng sẽ không trở thành vấn đề quá lớn, bởi các thành viên tự nguyện rủ bỏ cái tôi để đạt mục đích chung. Vì vậy, đừng ngại nói ra ý kiến của bạn để mọi người cùng xem xét, bàn bạc.
4. Luôn tôn trọng quan điểm của người khác
Tìm ra câu trả lời cho một vấn đề nan giải quả không dễ, bởi mỗi người một ý. Là một lãnh đạo, bạn phải đứng ra khuyến khích các thành viên xây dựng một cuộc tranh luận lành mạnh, không nên để những bất đồng ý kiến làm rạn nứt tinh thần đồng đội. Làm được thế bạn sẽ củng cố sức mạnh của nhóm mình vì khi các thành viên tôn trọng ý kiến của nhau, một câu trả lời sẽ được sinh ra từ chính những ý kiến trái ngược nhau đó.
5. Đừng lờ đi những vấn đề về hiệu suất làm việc
Chẳng lãnh đạo nào muốn đứng ra răn đe, nhắc nhở về cách làm việc của từng nhân viên mỗi ngày cả. Do vậy, thông thường các lãnh đạo thường bỏ qua những sai sót này. Chỉ tới khi sai sót nhỏ đưa lại hậu quả, họ mới bắt đầu để mắt tới. Để tránh những hậu họa khôn lường, một lãnh đạo giỏi phải chỉnh đốn ngay khi nhân viên có dấu hiệu làm việc kém hiệu quả.

Mặc dù không chắc chắn sẽ đạt kết quả như mong muốn, ít nhất bạn cũng thành công trong việc vượt qua nỗi sợ hãi và tiến lên phía trước thay vì dậm chân tại chỗ

6. Thường xuyên giao tiếp cởi mở
Đừng ngại nói chuyện một cách cởi mở với nhân viên. Nếu bạn không biết câu trả lời cho câu hỏi của nhân viên, hãy nói thẳng ra là bạn không biết. Giấu diếm chỉ làm cho bạn mất điểm trong mắt của nhân viên mà thôi. Hơn nữa, đừng giữ những kinh nghiệm và thông tin cho riêng mình mà hãy chia sẻ nó với nhân viên.
7. Dẫn đầu công cuộc thay đổi
Trong một môi trường mà ai cũng cố gắng bảo vệ hiện trạng của mình, không dám đi ngược với đám đông vì sợ hãi, thì đây cũng chính là cơ hội cho bạn. Hãy "tách khỏi bầy đàn" và hình dung ra một hướng đi mới, cách giải quyết mới, sản phẩm mới và hãy kiên định thực hiện nó. Có thể ban đầu sẽ có khó khăn và phải sửa chữa nhiều thứ, nhưng nếu bạn quyết tâm, mọi người sẽ thấy được nỗ lực và ủng hộ bạn.
8. Đưa ra quyết định và tiến về phía trước
Trong một thế giới luôn thay đổi, việc đưa ra một quyết định sẽ cực kỳ căng thẳng, bởi bạn không biết kết quả sẽ như thế nào. Tuy vậy, hãy bỏ gánh nặng từ những phân tích đắn đo làm bạn tê liệt để đưa ra một quyết định rõ ràng. Mặc dù không chắc chắn sẽ đạt kết quả như mong muốn, ít nhất bạn cũng thành công trong việc vượt qua nỗi sợ hãi và tiến lên phía trước thay vì dậm chân tại chỗ.
9. Chia ngọt sẻ bùi
Một lãnh đạo tốt sẽ biết nhận về phần mình nhiều hơn nếu kết quả không tốt và nhận ít hơn nếu kết quả mỹ mãn.
10. Chịu trách nhiệm
Nếu muốn huấn luyện nhân viên phải chịu trách nhiệm với công việc họ làm, trước tiên bạn phải làm gương cho họ. Hãy biết đứng ra chịu trách nhiệm với những công việc thuộc thẩm quyền của bạn.

KRISTEN NGUYEN (theo Forbes)